Wypowiedzenie umowy o pracę to jedno z najważniejszych dokumentów w karierze zawodowej pracownika. Niezależnie od tego, czy decydujesz się na zmianę pracy, czy okoliczności zmuszają Cię do opuszczenia stanowiska, musisz wiedzieć, jak prawidłowo złożyć wypowiedzenie. W tym artykule wyjaśnimy, jakie okresy wypowiedzenia obowiązują, jak napisać wypowiedzenie krok po kroku, gdzie je dostarczyć oraz jakie prawa i obowiązki mają pracownicy po złożeniu wypowiedzenia umowy o pracę.
Co to jest wypowiedzenie umowy o pracę i kiedy go składamy?
Wypowiedzenie umowy o pracę to jednolite oświadczenie woli przerwania umowy zawartej między pracownikiem a pracodawcą. Dokumentem tym pracownik informuje pracodawcę o chęci rozwiązania stosunku pracy, a pracodawca informuje pracownika o zwolnieniu. Wypowiedzenie umowy o pracę reguluje kodeks pracy Polski i jest procesem formalnym, wymagającym spełnienia określonych wymogów.
Pracownik składa wypowiedzenie umowy o pracę w trzech głównych scenariuszach: rezygnacji z pracy z własnej inicjatywy, zwolnieniu przez pracodawcę z powodu przyczyn dotyczących pracownika, lub zwolnieniu z przyczyn niezwiązanych z pracownikiem (np. zmiana struktury organizacji). Pracodawca natomiast może wypowiedzieć umowę za powodem lub bez powodu, zgodnie z procedurami określonymi w kodeksie pracy. Zarówno pracownik, jak i pracodawca, mają obowiązek złożyć wypowiedzenie umowy o pracę w formie pisemnej, przy zachowaniu odpowiedniego okresu wypowiedzenia.
Jakie są okresy wypowiedzienia umowy o pracę w 2025 roku?
Okresy wypowiedzenia umowy o pracę różnią się w zależności od tego, kto inicjuje przerwanie stosunku pracy. Poniżej przedstawiamy aktualne okresy wypowiedzenia zgodnie z kodeksem pracy:
- Dwa tygodnie (czternaście dni) – to podstawowy okres wypowiedzenia dla pracownika. Pracownik może wypowiedzieć umowę o pracę, powiadamiając pracodawcę z wyprzedzeniem dwóch tygodni od dnia skuteczności wypowiedzenia.
- Dwa tygodnie dla pracodawcy (siedem dni dla pracownika) – pracodawca może wypowiedzieć umowę pracownikowi w okresie dwóch tygodni, chyba że pracownik pełni funkcję szefa oddziału lub jednostki, wówczas okres wynosi siedem dni.
- Siedem dni dla kierownika – jeśli pracownik pełni rolę szefa oddziału lub kierownika, pracodawca ma prawo wypowiedzieć umowę o pracę z siedmiodniowym wyprzedzeniem.
- Okres wydłużony za powodem – gdy pracownik zostaje zwolniony za powodem (naruszenie obowiązków pracownika), pracodawca musi złożyć wypowiedzenie umowy o pracę w terminie siedmiu dni od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o przyczynie uzasadniającej wypowiedzenie za powodem.
- Wyrazenie bez wyprzedzenia – zarówno pracownik, jak i pracodawca, mogą wypowiedzieć umowę o pracę bez wyprzedzenia z ważnego powodu, natychmiast lub w krótszym terminie niż standardowy okres wypowiedzenia.
- Może wypowiedzieć umowę bez podania powodu
- Musi zachować okres wypowiedzenia wynoszący dwa tygodnie
- Nie musi uzasadniać swojej decyzji
- Wypowiedzenie pracownika jest wiążące
- Może wypowiedzieć umowę z powodu lub bez powodu
- Przy zwolnieniu bez powodu musi respektować okres dwóch tygodni
- Przy zwolnieniu za powodem musi być uzasadniony
- Dla szefów oddziału okres wynosi siedem dni
- Imię i nazwisko pracownika – pełne dane autora pisma
- Adres zamieszkania – adres do korespondencji
- Data złożenia wypowiedzienia – dokładny dzień, miesiąc i rok
- Dane pracodawcy – nazwa firmy, adres siedziby
- Stanowisko pracy – zajmowana funkcja, dział
- Data, od której ma obowiązywać wypowiedzenie – dzień końca umowy (nie wcześniej niż po upływie okresu wypowiedzenia)
- Podpis pracownika – własnoręczny podpis potwierdzający złożenie
- „Oświadczam, że wypowiadam umowę o pracę z dniem 15 lutego 2025 roku”
- „W związku z podjęciem pracy w innym miejscu, proszę o przyjęcie wypowiedzenia mojej umowy o pracę na dzień 14 lutego 2025 roku”
- „Niniejszym wypowiadam umowę o pracę ze skutecznością na dzień 31 marca 2025 roku”
- Dostarczenie osobiście do sekretariatu lub bezpośrednio przełożonemu – złóż dwie kopie wypowiedzienia (jedną dla pracodawcy, jedną dla Ciebie). Poproś o potwierdzenie otrzymania lub dostarczenia przez pracownika. Okres wypowiedzenia liczy się od dnia dostarczenia.
- Przesyłka poleconą do siedziby pracodawcy – wyślij wypowiedzenie umowy o pracę poleconym listem z potwierdzeniem odbioru. Zachowaj paragon wysyłki jako dowód. Okres wypowiedzenia liczy się od dnia, kiedy przesyłka została wysłana.
- E-mail ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru – jeśli pracodawca zaakceptował e-mail jako metodę komunikacji, wyślij wypowiedzenie za pośrednictwem e-maila z prośbą o potwierdzenie odbioru. Wyślij na adres e-mail podany w regulaminie pracy lub bezpośrednio działowi HR.
- Poprzez sekretariat firmy – przekaż pisemne wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi sekretariatu, prosząc o wpisanie daty i podpisu potwierdzającego przyjęcie.
- Naruszył dóbra osobiste pracownika (poniżenie, molestowanie, dyskryminacja)
- Nie płaci wynagrodzenia przez dłuższy czas
- Nie zapewnia bezpiecznych warunków pracy
- Narusza kodeks pracy w inny sposób
- Naruszył istotnie obowiązki wynikające z umowy (nieobecności, zaniedbania)
- Dopuścił się czynu moralnie lub zawodowo upokarzającego
- Nie dostosował się do wytycznych bezpieczeństwa
- Obowiązek pracy w okresie wypowiedzenia – pracownik musi pracować aż do ostatniego dnia umowy, chyba że pracodawca zwolni go z obowiązku pracy. Opuszczenie stanowiska przed końcem okresu wypowiedzenia umowy o pracę może skutkować odszkodowaniem na rzecz pracodawcy.
- Prawo do świadectwa pracy – pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, zawierające informacje o zakresie obowiązków, okresie zatrudnienia i ocenę pracy. Świadectwo musi być wydane w dniu ostatniego dnia pracy.
- Rozliczenie wynagrodzeń i dodatków – pracodawca musi rozliczyć wszystkie należne wynagrodzenia, premie, dodatki i inne świadczenia do ostatniego dnia umowy o pracę.
- Prawo do niewykorzystanych urlopów – wszystkie niewykorzystane dni urlopu muszą być wypłacone jako odszkodowanie. Pracownik może również prosić o wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia.
- Zaświadczenie o zatrudnieniu – pracodawca wydaje zaświadczenie potwierdzające okres zatrudnienia, niezbędne do celów ubezpieczeniowych (ZUS-ZZA – formularze potwierdzenia).
- Obowiązkiem zgłoszenia do ubezpieczeń – pracodawca musi niezwłocznie zgłosić rozwiązanie umowy o pracę do organów ubezpieczeniowych, aby pracownik zachował ciągłość ubezpieczenia – obowiązkiem zgłoszenia do ubezpieczeń.
Kto może wypowiedzieć umowę o pracę – pracownik czy pracodawca?
Zarówno pracownik jak i pracodawca mają prawo do wypowiedzenia umowy o pracę, lecz uprawnienia obu stron różnią się. Poniżej przedstawiamy porównanie:
Pracownik:
Pracodawca:
Kodeks pracy Polski Art. 52-56 definiuje zasady ochrony pracowników i równowagę uprawnień między obydwiema stronami. Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednolite – nie wymaga zgody drugiej strony, aby być ważne.
Jak napisać wypowiedzienie umowy o pracę – instrukcja krok po kroku
Napisanie wypowiedzenia umowy o pracę wymaga zrozumienia, jakie dane formalne muszą znaleźć się w piśmie, oraz jak właściwie sformułować treść wypowiedzenia. Proces ten dzieli się na dwie główne części: zbieranie danych formalnych oraz komponowanie tekstu pisma. Poniżej wyjaśniamy każdy krok, aby Twoje wypowiedzenie umowy o pracę było ważne i wiążące.
Dane formalne – jakie informacje zawiera wypowiedzienie
Wypowiedzienie umowy o pracę musi zawierać następujące dane formalne:
Każdy z tych elementów jest obowiązkowy. Brak któregokolwiek elementu może sprawić, że wypowiedzenie umowy o pracę będzie uznane za nieprawidłowe. Wypowiedzenie musi być napisane w formie papierowej lub przygotowane jako dokument, który można dostarczyć na piśmie.
Treść pisma – jak sformułować wypowiedzenie
Treść wypowiedzenia umowy o pracę powinna być zwięzła, bezpośrednia i jasna. Główna klauzula powinna brzmieć: „Oświadczam, że wypowiadam umowę o pracę z dniem XX.XX.XXXX” lub „Proszę o przyjęcie mojego wypowiedzenia umowy o pracę ze skutecznością na dzień XX.XX.XXXX”.
Poniżej treści głównej możesz dodać krótkie zdania w stylu podziękowania za współpracę, jednak nie jest to obowiązkowe. Treść powinna być formalna, bez emocji i osobistych uwag. Unikaj skomplikowanych zwrotów – prostota i jasność to cechy dobrego wypowiedzenia umowy o pracę. Zdanie powinno być w pierwszej osobie liczby pojedynczej, co jasno wskazuje, że to Ty składasz oświadczenie.
Przykładowe sformułowania:
Wzór wypowiedzenia umowy o pracę – gotowy szablon do pobrania
Poniżej zamieszczamy gotowy szablon wypowiedzienia umowy o pracę, który możesz skopiować, edytować i przygotować do złożenia: [IMIĘ I NAZWISKO PRACOWNIKA]
[ADRES ZAMIESZKANIA]
[MIASTO, KODEKS POCZTOWY]
[DATA ZŁOŻENIA WYPOWIEDZIENIA – dzień miesiąc rok]
Wypowiedzienie umowy o pracę
Dla: [NAZWA FIRMY/PRACODAWCY]
[ADRES SIEDZIBY PRACODAWCY]
[MIASTO, KODEKS POCZTOWY]
Szanowni Państwo,
Oświadczam, że wypowiadam umowę o pracę zawartą w dniu [DATA ZAWARCIA UMOWY], na stanowisku [NAZWA STANOWISKA], w dziale [NAZWA DZIAŁU], ze skuteczością na dzień [DATA KOŃCA UMOWY – nie wcześniej niż czternaście dni od dzisiaj].
Okres wypowiedzenia wynoszący dwa tygodnie zostaje przez mnie zachowany.
Dziękuję za możliwość współpracy i życzę powodzenia w dalszej pracy.
Pozdrawiam,
[WŁASNORĘCZNY PODPIS]
[DRUKOWANE IMIĘ I NAZWISKO] Szablon zawiera wszystkie obowiązkowe sekcje. Zmienne oznaczone nawiasami kwadratowymi [TEKST] zastąp własnymi danymi. Pamiętaj, że okres wypowiedzenia umowy o pracę musi być obliczony od dnia złożenia, a data końca umowy nie może być wcześniejsza niż czternaście dni później.
Gdzie i jak dostarczyć wypowiedzienie – sposoby złożenia
Wypowiedzienie umowy o pracę musi być dostarczone pracodawcy w formie pisemnej. Poniżej przedstawiamy dostępne metody dostarczenia:
Każda z powyższych metod jest prawnie ważna, o ile masz dowód dostarczenia. Zawsze zachowaj kopię wypowiedzenia i dowód potwierdzający jego złożenie – będą Ci potrzebne w razie sporu. Pamiętaj, że okres wypowiedzenia umowy o pracę liczy się od dnia dostarczenia, nie od dnia napisania.
Wypowiedzienie za powodem – czy pracownik musi podać przyczynę?
Nie, pracownik nie musi podawać powodu przy składaniu wypowiedzenia umowy o pracę. Zgodnie z kodeksem pracy Polski Art. 52 ust. 1, pracownik ma prawo do wypowiedzenia umowy o pracę bez podania żadnego uzasadnienia. Pracownik może po prostu stwierdzić, że wypowiada umowę, bez wchodzenia w szczegóły dotyczące swoich motywacji.
Różnica między zwykłym wypowiedzeniem a wypowiedzeniem za powodem polega na tym, że pracodawca musi mieć ważny powód do natychmiastowego rozwiązania umowy (por. sekcja poniżej). Pracownik natomiast, jak wspomniano, nie musi podawać powodu. Może zdecydować się na wypowiedzenie umowy o pracę z powodów osobistych, zmiany miejsca pracy, zmęczenia pracą lub po prostu z chęci zmiany – pracodawca nie ma prawa stawiać pytań ani żądać wyjaśnień.
Wypowiedzienie bez wyprzedzenia – jak wygląda natychmiastowe rozwiązanie umowy?
Natychmiastowe rozwiązanie umowy o pracę (bez wyprzedzenia) jest możliwe tylko w przypadku ważnego powodu. Zarówno pracownik, jak i pracodawca, mogą wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia, jeśli zaistnieje okoliczność uniemożliwiająca dalsze trwanie stosunku pracy.
Pracownik może złożyć wypowiedzenie bez wyprzedzenia, jeśli pracodawca:
Pracodawca może zwolnić pracownika bez wyprzedzenia, jeśli pracownik:
Wypowiedzenie bez wyprzedzenia musi zawierać wyszczególnienie ważnego powodu. Pamiętaj, że pojęcie „ważny powód” jest ściśle zdefiniowane w kodeksie pracy i pracownik lub pracodawca musi być w stanie uzasadnić swoją decyzję przed sądem pracy w razie sporu.
Prawa i obowiązki pracownika po złożeniu wypowiedzenia
Po złożeniu wypowiedzenia umowy o pracę pracownik ma określone prawa i obowiązki, które są chronione kodeksem pracy:
Czeste zadawane pytania o wypowiedzenie umowy o pracę
Pytanie: Co jeśli pracodawca nie potwierdzi otrzymania wypowiedzenia umowy o pracę?
Odpowiedź: Jeśli złożyłeś wypowiedzenie osobiście lub poleconym listem, dowód wysyłki/dostarczenia jest wystarczający. Pracodawca nie ma prawa ignorować formalnie złożonego wypowiedzenia. Zachowaj paragon lub potwierdzenie – to jest Twój dowód.
Pytanie: Czy mogę zmienić zdanie po złożeniu wypowiedzenia umowy o pracę?
Odpowiedź: Tak, możesz cofnąć wypowiedzenie, ale tylko za zgodą pracodawcy. Nie jest to automatyczne – pracodawca może zaproponować Ci pozostanie lub może odmówić. Po upływie okresu wypowiedzenia umowa się rozwiązuje, chyba że pracodawca wyrazi zgodę na wycofanie wypowiedzenia.
Pytanie: Czy muszę pracować w okresie wypowiedzenia umowy o pracę?
Odpowiedź: Tak, jesteś zobowiązany pracować do ostatniego dnia umowy. Pracodawca może Cię zwolnić z pracy za wzajemną zgodą, ale nie ma do tego obowiązku. Opuszczenie pracy przed czasem może skutkować roszczeniami odszkodowawczymi.
Pytanie: Czy otrzymam urlopy, jeśli złożę wypowiedzenie umowy o pracę?
Odpowiedź: Wszystkie niewykorzystane urlopy muszą być albo wykorzystane w okresie wypowiedzenia, albo wypłacone jako odszkodowanie. Pracodawca nie może odmówić – urlopy to Twoje prawo pracownicze.
Pytanie: Gdzie mogę znaleźć informacje o przejściu na emeryturę po rozwiązaniu umowy?
Odpowiedź: Jeśli jesteś blisko wieku emerytalnego, możesz zapoznać się z warunkami przejścia na emeryturę – przejście na emeryturę. Procedury internetowe można również znaleźć w systemie PUE ZUS – procedury internetowe.
**
Michał Kamiński to redaktor portalu e-poradniki24.pl. Pisze o tematyce: portal poradnikowy szerokiego zakresu – how-to, instrukcje, diy, proce, tworząc praktyczne i rzetelne poradniki oparte na wiedzy oraz doświadczeniu. Pomaga czytelnikom podejmować trafne decyzje i unikać typowych błędów.